KONSEP PEMETAAN BISNIS PROSES DAN PENYUSUNAN SOP INSTANSI PEMERINTAH

KONSULTAN BISNIS PROSES DAN SOP JAKARTA
Pemetaan proses secara sederhana dapat kita katakan sebagai usaha untuk mengelompokan serangkaian aktivitas (proses) ke dalam kelompok (kotak) yang saling berhubungan sehingga memudahkan pengendalian kegiatan tersebut sebagai satu kesatuan sistem. Sebagai contoh, kita memiliki ribuan file dalam satu computer. Akan sangat repot untuk mengendalikan, mencari, memilah dan memilihnya. Cara yang paling efektif jika kita mengelompokannya ke dalam folder-folder. Di dalam satu folder kita kelompokkan file sejenis. Kemudian di dalam satu folder tersebut masih dapat kita buatkan subfolder-subfolder berikutnya.
Tidak ada satu sistematika terbaik yang bisa dilakukan dalam mengelompokkan file ke dalam folder, yang ada adalah apakah cara yang kita pilih sesuai kebutuhan atau tidak. Identik dengan pengelompokan file dan folder, demikian pula pengelompokan aktivitas dalam satu unit kerja menjadi kelompok kegiatan disebut sebagai pemetaan proses.
Proses adalah serangkaian aktivitas mengubah input menjadi output yang bernilai tambah dengan memanfaatkan sumber daya tertentu. Singkat kata, proses adalah serangkaian aktivitas yang bernilai tambah. Dalam bisnis proses ( business process ) titik beratnya adalah pada penciptaan nilai tambah (value added creating). Kata "bisnis" di sini sama sekali tidak ada hubungannya dengan kegiatan komersial ( trade and investment ), melainkan bisnis sebagai penciptaan nilai tambah.

Gambar 1. Proses yang Saling Berhubungan dalam Ruang Lingkup Organisasi
Dengan demikian, pemetaan bisnis proses adalah pemetaan kegiatan, bukan unit kerja dalam organisasi. Di dalam organisasi, output dari suatu proses menjadi input untuk proses selanjutnya. Rangkaian input-proses-output yang satu diteruskan dengan rangkaian input-proses-output berikutnya dan seterusnya. Inilah yang disebut dengan pemetaan.
Pada Gambar 1, kotak-kotak hasil pengelompokan kegiatan yang diberi nama Proses A, Proses B, Proses C, dan seterusnya merupakan rangkaian kegiatan utama yang diperoleh dari analisis rencana strategis organisasi. Dalam melakukan pemetaan terdapat tiga prinsip yang harus dijalankan :
1. Proses adalah kegiatan, bukan unit kerja
 Dalam diskusi untuk memetakan bisnis proses, kita wajib memastikan bahwa kotak-kotak proses yang saling berhubungan tersebut berisikan kegiatan, dan bukan unit kerja. Bisa saja, nama kotak menggunakan nama unit kerja, tetapi isinya harus tetap kegiatan. Misalnya, nama kotak nya Proses Sumber Daya Manusia, isinya tetap kegiatan dalam unit Sumber Daya Manusia. Peta bisnis proses adalah rangkaian kegiatan yang akan melibatkan lebih dari satu unit kerja dalam menyelesaikan proses tersebut.
2. Membangun kesepakatan
 Dalam melakukan pemetaan, tidak ada peta bisnis proses yang benar atau salah. Dasar peta bisnis proses adalah suatu kesepakatan cara pandang terhadap keseluruhan rangkaian aktivitas dalam satu organisasi dalam satu periode waktu tertentu. Jadi, peta proses merupakan helicopter view terhadap seluruh kegiatan organisasi. Bisa saja peta proses hasil diskusi yang kita hasilkan jika dikonfrontasikan dengan peta bisnis proses versi lain memiliki tingkat kebenaran yang sama. Namun yang penting bukanlah benar atau salah, melainkan kesepakatan kelompok yang diwakili oleh keputusan pimpinan organisasi. Dalam hal ini diperlukan kepemimpinan manajemen puncak untuk menentukan sikap dan melibatkan seluruh komponen organisasi agar mereka semua merasa memiliki peta proses yang dihasilkan.
3. Prinsip semakin sederhana semakin baik (simpler is better)
 Dalam pemetaan bisnis proses, nilai tambah menjadi faktor pertimbangan utama. Oleh sebab itu, kotak-kotak merepresentasikan seluruh kegiatan dalam suatu organisasi dirangkai sedemikian rupa sehingga dapat disepakati dengan baik oleh seluruh anggota organisasi yang diwakili oleh keputusan pimpinan. Selama seluruh kegiatan terwakili dan disepakati oleh para pihak terkait dalam organisasi, semakin sederhana peta bisnis proses, semakin baik.
Dalam satu kotak bisnis proses, dapat didetailkan menjadi rangkaian proses yang lebih rinci dalam ruang lingkup proses tersebut. Kelompok kegiatan yang lebih rinci dalam satu ruang lingkup proses tertentu kita sebut dengan sub-proses.
Gambar 2 menampilkan skema proses yang dirinci ke dalam sub-sub proses. Sub-proses adalah serangkaian aktivitas yang merupakan bagian dari proses dan memiliki tujuan spesifik dalam mendukung proses induknya. Sub-proses inilah yang akan diterjemahkan menjadi SOP yang melibatkan unit-unit kerja dalam suatu organisasi.

Gambar 2. Kerangka Pikir Tingkatan Proses
Dalam peta bisnis proses maupun peta sub-proses belum terlihat unit kerja yang terlibat dalam proses maupun sub-proses tersebut. Secara konseptual, ini tidak masalah karena peta bisnis proses dan peta sub-proses adalah diagram yang menunjukkan hubungan antarrangkaian kegiatan dalam suatu ruang lingkup tertentu. Untuk melihat unit kerja mana saja yang terlibat, kita memerlukan dimensi lain dari peta bisnis proses yang diberi nama peta relasi (relation map).
Peta relasi berisi unit kerja pada satu organisasi yang terlibat dalam suatu proses tertentu. Dengan demikian jelas bahwa proses adalah valid disebut proses, hanya jika proses tersebut melibatkan lebih dari satu unit kerja dalam rangkaian aktivitas yang ada. Keterkaitan ini mendorong kerja sama yang kuat antarunit kerja dalam suatu organisasi dan menghindarkan organisasi memiliki SOP yang terkotak-kotak berdasarkan unit kerja (silo thinking).
Secara sistem, organisasi didesain untuk menjalankan SOP yang mendorong terjadinya kerja sama dan gotong royong dalam menciptakan nilai tambah melalui serangkaian aktivitas kerja sama antarunit kerja. Jika ada satu proses yang hanya melibatkan satu unit kerja, proses tersebut menjadi tidak valid. Proses tersebut perlu digabungkan dengan proses di atasnya, sebelumnya, atau sesudahnya sehingga menjadi rangkaian aktivitas yang lebih besar dan melibatkan lebih dari satu unit kerja.
Metode pemetaan bisnis proses yang diperkenalkan di sini adalah metode pemetaan 3 dimensi. Dimensi satu terdiri dari proses dan sub-proses. Dimensi dua berisi peta relasi. Dimensi tiga berisi gambaran keterkaitan antarunsur dalam bisnis proses yang terdiri dari proses, aktivitas, dan pelaku. Gambar 3 menampilkan Model Pemetaan Bisnis Proses Tiga Dimensi.
Dimensi Peta Bisnis Proses dan Sub-Proses ( Business Process Map & Sub-Business Process Map ) merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara proses yang satu dengan proses lainnya.
Peta Relasi ( Relationship Map ) merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara satu proses dengan pelaku yang terlibat dalam proses tersebut. Peta Lintas Fungsi ( Cross Functional Map ) merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antarpelaku yang terlibat dalam satu proses dengan aktivitas apa saja yang menjadi peran masing-masing pelaku.
Berdasarkan peta bisnis proses 3 dimensi, peta lintas fungsi dapat mengembangkan SOP sebelumnya. Peta Lintas Fungsi menggambarkan seluruh unit kerja organisasi yang terlibat dalam satu proses tertentu. Sebelumnya peta Lintas Fungsi telah dirumuskan dalam peta Relasi, atas suatu rangkaian kerja tertentu dalam sub-proses.
Dalam peta Lintas Fungsi kita dapat melihat langkah-langkah aktivitas utama ( major activities ) yang harus dilakukan oleh suatu unit kerja dalam proses tersebut. Unit kerja yang melakukan aktivitas utama terbanyak disebut unit kerja pemilik proses ( process owner ).

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Untuk menghasilkan SOP yang terintegrasi, penulisan dokumen SOP harus didasarkan pada peta bisnis proses, terutama pada bagian peta lintas fungsi. SOP yang dihasilkan dari peta lintas fungsi dikenal dengan SOP Makro. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi ( PAN dan RB ) Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana, menyebutkan bahwa muara dari penataan tata laksana ( business process ) adalah pembuatan atau perbaikan Standard Operasional Prosedur (SOP). Lebih lanjut disebutkan bahwa penataan tata laksana akan memberikan acuan bagi kementerian/lembaga dan pemerintah daerah untuk membangun dan menata serta memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan SOP, termasuk standar pelayanannya, yang lebih sederhana, efisien, efektif, produktif, dan akuntabel.
Berdasarkan peta bisnis proses yang dibangun menggunakan metode 3 dimensi dapat dihasilkan SOP yang jelas dan terstruktur. Gambar 4 menampilkan tahapan penyusunan peta bisnis proses menjadi peta sub-proses, yang kemudian diuraikan dalam peta lintas fungsi dan menjadi SOP makro.
Dari Gambar 4 memperlihatkan bahwa dasar penulisan SOP makro adalah peta lintas fungsi. Satu proses pada peta bisnis proses dapat terdiri dari beberpa sub-proses pada peta sub-bisnis proses. Satu sub-proses dapat juga terdiri dari satu atau beberapa proses pada peta lintas fungsi. Satu peta lintas fungsi menjadi dasar penulisan SOP yang dapat terdiri dari satu SOP atau beberapa SOP makro.

Gambar 4. Hubungan Peta Bisnis Proses dan SOP Makro
Cognoscenti Consulting Group, dengan pengalaman membantu banyak organisasi, siap untuk membantu perusahaan anda dalam mendesign strategi bisnis, merumuskan strategic intent, memetakan proses bisnis, mengembangkan SOP yang terintegrasi, mengimplementasikannya, serta melakukan audit untuk untuk menilai kecukupan, kesesuaian, dan kinerja operasional perusahaan.
Cognoscenti Consulting Group merupakan perusahaan jasa konsultan yang memberikan Jasa Konsultasi Manajemen (management consulting) kepada perusahaan atau organisasi yang ingin mengembangkan usaha dan bisnis nya hingga mencapai tujuan yang diharapkan, melalui pemberianjasa konsultasi SOP (Standar operasional prosedur),konsultan bisnis proses, pengembangan sumber daya manusia (SDM) melalui metode penilaianbalanced Score Card (balanced scorecard application). kami memberikan bimbingan dan jasa konsultasi bisnis kepada perusahaan/organisasi semata-mata untuk membantu agar mereka memahami bagaimana strategi untukmengembangkan bisnis sesuai dengan ISO 9001:2015, dengan memberikan jasa konsultasi manajemen resiko, otomatisasi sop, dan mempersiapkan perusahaan agar berhasil dalam mengimplementasikan e-goverment
Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022128 / 29 atau mengirim email ke info@ccg.co.id