“DO’S AND DON’TS” DALAM PENYUSUNAN SOP-AP

Sebelum kita membuat SOP-AP (Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan), mari kita kenali dulu beberapa level dokumen. Langkah pertama setelah kita menyelesaikan peta bisnis proses, sub proses, peta relasi dan peta lintas fungsi, maka keseluruhan dokumen peta proses tersebut akan dikelompokkan ke dalam sebuah dokumen, yang diberi nama dokumen manual organisasi (level A).

Pada level kedua, adalah dokumen level B yang merupakan detail dari peta bisnis proses. Dokumen level B adalah SOP Makro. Dimana SOP Makro adalah SOP yang berlaku bagi seluruh unit kerja, SOP yang menjadi acuan seluruh unit kerja, dan SOP yang melibatkan unit-unit kerja dalam satu organisasi dalam melaksanakan suatu proses tertentu. Baik dokumen level A dan dokumen B ini, perlu ditetapkan dalam surat ketetapan oleh pejabat yang berwenang, yang umumnya adalah pimpinan unit kerja. Sesuai PerMenPANRB nomor 19 tahun 2018, bahwa Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah menetapkan Dokumen SOP Makro dengan Peraturan Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah.

Level ketiga (level C) yaitu SOP Mikro yang merupakan dokumen yang lebih detail, lebih teknis, dan berlaku di masing-masing unit kerja.  Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP Mikro yang berlaku di lingkungannya masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang bersangkutan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Gambar 1. Level Dokumen

DO’S

Pelaksana terkait dalam SOP harus jelas

Dalam penulisan SOP-AP, untuk mengisi kolom pelaksana harus dituliskan dengan jelas, dalam hal ini dapat dituliskan nama direktorat / nama kedeputian / nama jabatan. Lebih jelas dapat dilihat dalam Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2. Tips penulisan pelaksana SOP

Dalam penulisan pelaksana, ada dua pedoman yang bisa digunakan yaitu

Dapat diurutkan dari kiri ke kanan sesuai dengan urutan tingkat level jabatan dalam sebuah K/L/PD

Gambar 3. Pelaksana diurutkan sesuai tingkat level jabatan

Dapat diurutkan dari kiri ke kanan sesuai dengan urutan alur kegiatan SOP

Gambar 4. Pelaksana diurutkan sesuai urutan alur kegiatan SOP

Aktivitas / Kegiatan ditulis dengan kalimat aktif dan ditulis dengan jelas

Dalam penulisan SOP-AP, untuk mengisi kolom kegiatan sebaiknya ditulis dengan kalimat aktif dan ditulis dengan jelas, supaya memudahkan pembaca (stakeholder yg berkepentingan) dalam mengerjakan pekerjaan tersebut. Selain itu, jika ada kondisi rotasi pegawai atau penunjukan pegawai, maka staff / personil baru yang menggantikan pekerjaan tersebut akan lebih mudah mengerjakan tugasnya karena SOP ditulis dengan jelas.

Gambar 5. Kolom Kegiatan

Menggunakan simbol sesuai dengan ketentuan

Simbol-simbol yang dapat digunakan dalam penulisan SOP yaitu dapat mengacu pada :

  • PerMenPANRB nomor 35 tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
  • Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

Kolom kelengkapan diisi dengan kata benda

Kolom kelengkapan sebaiknya ditulis dengan kata benda. Hal ini dilakukan supaya mempermudah pembuktian pada saat dilakukan pemeriksaan audit. Selain itu memudahkan proses mampu telusur / koreksi atas pekerjaan yang telah dilaksanakan. Dokumen-dokumen tersebut dapat mempermudah proses evaluasi terhadap pekerjaan tertentu.

Kolom keterangan ditulis dengan penjelasan yang mendukung

Kolom kelengkapan merupakan kolom yang berfungsi untuk memberikan penjelasan lebih rinci dan lebih detail mengenai segala hal yang tidak bisa dijelaskan dalam kolom aktivitas.

DON’TS

Isi SOP tidak substantif dan terlalu banyak step birokrasi

SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. SOP berisi langkah-langkah dalam melakukan kegiatan operasional tersebut, mulai dari Siapa (pelaksana), melakukan Apa (kegiatan/aktivitas), Bagaimana melakukannya (alur SOP), dan menggunakan Apa (mutu baku).

Jadi jika suatu SOP hanya ditulis secara proporsi > 50% hanya berisi disposisi-disposisi atau hanya berupa arahan-arahan, maka SOP tersebut dapat dikatakan kurang baik. Karena bagaimana cara melakukan / bagaimana mengerjakan suatu substantif tersebut tidak jelas tergambarkan. Berikut contoh SOP yang kurang baik:

Gambar 6. Contoh SOP yang kurang baik

Pihak eksternal ditulis dalam kolom pelaksana

Dalam penulisan pelaksana sebaiknya pihak eksternal yang berada di luar organisasi tidak ditulis, karena SOP memiliki fungsi dan tujuan untuk mengelola, mengawasi, dan mengatur pelaksana yang bertanggung jawab dalam kegiatan internal setiap organisasi.

Penulisan SOP perlu memperhatikan format tertentu yang konsisten. Pada umumnya format dapat berupa narasi secara keseluruhan, dapat pula berupa diagram alir secara keseluruhan, atau yang sering dipakai adalah format gabungan antara diagram alir dan narasi. Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP. Sehingga SOP dapat dikatakan sebagai suatu standar/pedoman tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang dapat dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan para pegawai untuk mencapai tujuan organisasi dengan menjaga konsistensi, memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan tugas bagi para pegawai.

Selain sebagai acuan kerja sehingga output pekerjaan secara konsisten dapat menjamin kepuasan pada pelayan publik. SOP dapat dipergunakan untuk perbaikan mutu, menjelaskan dan menganalisa suatu proses, dan menjadi acuan pengawasan/pemeriksaan/audit.

Artikel Lainnya :

Prinsip dalam Pemetaan Bisnis Proses

Business Process Management Software Progresia

Outline Business Process Mapping

Post Author: Nugraheni Puspitasari

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *