RACI Matrix & Proses Bisnis sebagai Tools Pemetaan Beban Kerja

RACI Matrix

Berdasarkan hasil penyusunan proses bisnis (dimulai dari peta proses, peta sub proses, peta relasi, peta lintas fungsi, dan peta lintas operasional). Maka ketika suatu organisasi ingin melakukan pemetaan beban kerja secara kuantitatif dapat dilakukan menggunakan RACI Matrix.

RACI Matrix menggambarkan peran berbagai pihak dalam menyelesaikan atau menjalankan suatu pekerjaan. Keutamaan matrix ini untuk menjelaskan peran dan tanggung jawabnya seperti apa antar bagian tersebut. RACI model adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted and Informed. RACI Model adalah matriks untuk seluruh aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat (Smith, 2015). Kegunaan RACI Matrix ini untuk organisasi yang dikelola adalah:

  1. Menggambarkan peran dan tanggung jawab serta tuga masing-masing department/orang dalam melakukan suatau pekerjaan.
  2. Menghilangkan tugas-tugas yang masuk dalam grey area, tugas yang tidak jelas siapa yang menjalankannya karena tidak ada yang mengerjakan maupun tugas yang tumpang tindih antar department.
  3. Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
  4. Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
  5. Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
  6. Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab pekerjaan
  7. Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
  8. Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
  9. Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi

Dalam hal ini setiap aktivitas yang berasal dari kerangka proses bisnis yang telah terintegrasi, maka akan lebih mudah untuk dilakukan identifikasi terhadap peranan masing-masing pelaku/divisi dalam sebuah organisasi. Proses pengelompokan ini dibantu dengan Peta Lintas Operasional (proses bisnis di level 4). Hasil identifikasi inilah yang akan dikelompokan ke dalam 4 kelompok, yaitu:

  1. Phak pelaksana (Responsible), Biasanya unit kerja yang memiliki aktivitas terbanyak adalah pihak yang menjadi pihak pelaksana (Responsible).
  2. Pihak penangggung jawab (Accountable), Pihak yang pada akhirnya bertanggung jawab atas seluruh aktivitas atau keputusan. Ini termasuk keputusan “ya” atau “tidak” dari otoritas atau kewenangan.
  3. Pihak yang dikoordinasilkan (Consult), Pihak yang perlu memberi masukan sebelum suatu pekerjaan dapat dilakukan. Tindakan ini merupakan komunikasi dua arah dalam suatu rangkaian kegiatan yang telah ditentukan.
  4. Pihak yang mendapat tembusan (Inform), Pihak ini memerlukan suatu informasi untuk dapat menindaklanjuti kepada proses berikutnya. Biasanya merupakan komunikasi satu arah.

Kerangka Kerja Penyusunan RACI Matrix berdasarkan Proses Bisnis

Secara ringkas, gambaran urutan kerangka kerja penyusunan RACI Matrix berdasarkan proses bisnis, lebih lengkap dijelaskan dalam gambar di bawah ini.

Urutan Kerangka Kerja RACI Matrix berdasarkan Proses Bisnis

Berikut adalah contoh penyusunan RACI matrix, yaitu:

Penyusunan RACI Matrix model 1 berdasarkan proses bisnis level 4
Penyusunan RACI Matrix model 2 berdasarkan proses bisnis level 4

Penyusunan RACI matrix model 1 dan model 2 merupakan pilihan sesuai kebutuhan organisasi tersebut. Setelah dilakukan identifikasi peran dengan RACI Matrix berdasarkan Proses Bisnis (level 4), maka selanjutnya dilanjutkan membuat tabel rekapitulasi RACI matrix. Adapun hasil rekapitulasi RACI Matrix berdasarkan Proses Bisnis, yaitu sebagai berikut.

Rekapitulasi RACI matrix pada suatu instansi

Dari hasil rekapitulasi RACI matrix di atas dapat diketahui bahwa proses-proses yang ada dalam organisasi ini, yaitu staff berperan sebagai pihak yang menjadi pihak pelaksana (Responsible), kabag berperan berperan sebagai bertanggung jawab pada seluruh kegiatan pengambilan keputusan (Accountable) dan memberi masukan pada setiap pekerjaan (Consult), kasubag berperan memberi masukan pada setiap pekerjaan (Consult), dan sesditjen berperan menerima segala informasi untuk dapat menindaklanjuti seluruh kegiatan kepada proses berikutnya (Imform). Model rekapitulasi inilah yang menjadi tools dalam melakukan pemetaan beban kerja secara kuantitatif.

Sehingga RACI Matrix dapat dikatakan sebagai suatu tools yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan dan menganalisa suatu beban kerja, perbaikan beban kerja dan menjadi acuan dalam melakukan re-strukturisasi dalam sebuah organisasi.

Artikel Lainnya:

Prinsip dalam Pemetaan Bisnis Proses

Business Process Management Software Progresia

Outline Business Process Mapping

Post Author: Nugraheni Puspitasari

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *