Penyusunan Peta Proses Bisnis di Kementerian Luar Negeri

Kementerian Luar Negeri (Kemlu) sebagai Kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara, secara terus menerus melaksanakan Reformasi Birokrasi dan berupaya meningkatkan kesinambungan kinerja organisasi demi terlaksananya pelayanan publik yang menjadi tanggungjawabnya.

Sebagai salah satu area perubahan dalam reformasi birokrasi, seluruh instansi pemerintah termasuk Kemlu harus melakukan penataan tata laksana kelembagaan. Hal ini diwujudkan dengan penyusunan peta proses bisnis, yang merupakan gambar yang menunjukkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi yang ada di lingkungan Kemlu.

Sejak tahun 2017 Kemlu telah menyelesaikan peta proses bisnis beserta SOP Makro dan SOP Mikro Perwakilan yang diatur dalam Permenlu nomor 6 tahun 2017 tentang Pengeloaan Proses Bisnis dan SOP di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI. Dokumen peta proses bisnis dan Standard Operasional Prosedur (SOP) tersebut telah ditetapkan dalam KepMenlu nomor 48 tahun 2017 dan KepMenlu nomor 49 tahun 2017.

Perjalanan Penyusunan Peta Proses Bisnis Kemlu.

 Penyusunan peta proses bisnis kemlu dimulai dengan pembentukan tim kerja yang merupakan perwakilan dari unit-unit kerja, utamanya diambil dari perwakilan Setditjen yang ada di lingkungan Kemlu. Kegiatan pertama yang dilakukan adalah menyelenggaran workshop untuk memahami konsep, metode, peraturan terkait, seta menyusun draft peta proses bisnis kementerian.

Perlu diketahui untuk menghasilkan peta proses bisnis kementerian yang merupakan gambar hubungan kerja antar unit organisasi, maka perlu disusun tahapan dengan sistematika seperti yang tergambar dalam kerangka tiga dimensi yang dikembangkan oleh Cognoscenti Consulting Group, sebagai berikut:

Gambar Kerangka Kerja Tiga Dimensi Peta Proses Bisnis

Peta proses merupakan folder kegiatan yang merangkum seluruh kegiatan yang ada di Kemlu, peta sub proses merupakan sub folder yang ada dalam setiap proses, sedangkan unit kerja yang terlibat digambarkan dalam peta relasi, dan akhirnya peta lintas fungsi merupakan gambar yang menunjukkan setiap rangkaian kegiatan beserta unit kerja pelaksananya yang ada dalam proses dan subproses, serta melibatkan unit kerja yang ada di peta relasi. Dengan deminkian dapat disimpulkan bahwa peta proses bisnis Kemlu terdiri dari empat gambar yaitu, peta proses, peta sub proses, peta relasi, dan peta lintas fungsi.

            Setelah draft gambar dari masing-masing komponen dari peta proses bisnis tersebut. diususun, maka selanjutnya adalah rapat pleno yang dihadiri oleh pejabat setingkat eselon 2 dan pejabat setingkat eselon 1 yang ada di Kemlu untuk menyepakati (consensus building) terhadap cara pandang pengelompokkan kegiatan (helicopter view) atas seluruh kegiatan yang ada di Kemlu. Seluruh gambar dalam peta proses bisnis yang telah disepakati, kemudian dituangkan dalam dokumen Manual Organisasi yang merupakan sinopsis strategi, struktur organisasi tata kerja, dan peta proses bisnis kementerian.

Hasil Peta Proses Bisnis Kemlu.

Peta proses merupakan peta yang menggambarkan proses-proses yang terdapat di Kemlu yang dijabarkan ke dalam 3 proses yaitu proses utama, proses pendukung, dan proses sumber daya, seperti digambarkan sebagai berikut:

Gambar Peta Proses Kemlu

Peta Relasi adalah peta yang menggambarkan unit-unit kerja yang memiliki kepentingan dalam setiap proses. Berikut peta relasi Kemlu:

Gambar Peta Relasi Kemlu

Selanjutnya masing-masing proses dalam peta proses Kemlu dijabarkan ke dalam peta sub prosesnya, berikut adalah salah satu contoh peta sub proses Kemlu terkait dengan Proses Layanan Kekonsuleran dan Perlindungan WNI/BHI, sebagai berikut;

Gambar Salah Satu Peta Sub Proses Kemlu

Sebagai gambar yang utama, peta lintas fungsi merupakan gambar yang menunjukkan hubungan kerja antar unit Organisasi dari setiap proses dan sub proses yang sudah didefinisikan sebelumnya, berikut adalah salah satu contoh peta lintas fungsi Kemlu;

Gambar Salah Satu Peta Lintas Fungsi Kemlu

Artikel Lainnya:

Mendobrak “Ego Sektoral” dengan Proses Bisnis

Langkah Persiapan ISO 9001:2015

RACI Matrix & Proses Bisnis sebagai Tools Pemetaan Beban Kerja

Referensi :

  • Tukiran, Martinus. 2016. Pemetaan Bisnis Proses & Penyusunan SOP Instansi Pemerintah. Yogyakarta. Leutikaprio.
  • Tukiran, Martinus dan Nurul Amalia. 2020. Petunjuk Praktis Penyusunan Peta Proses Bisnis. Sleman. Penerbit PT Kanisius.

Post Author: Martinus Tukiran

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *