Implikasi Proses Bisnis dan SOP dalam Penyederhanaan Organisasi / Penyederhanaan Birokrasi

1. Penyederhanaan Organisasi / Penyederhanaan Birokrasi

Penyederhanaan Organisasi atau Penyederhanaan Birokrasi hakikatnya merupakan bentuk efisiensi dan efektivitas dalam sebuah pelayanan publik. Penyederhanaan ini tidak cukup jika dilakukan dengan melakukan penataan struktural, tetapi juga dibutuhkan penguatan kembali proses bisnis dan budaya birokrasi sebagai pondasi reformasi birokrasi.

Terdapat 5 (lima) hal yang perlu dilakukan dalam penyederhanaan birokrasi, yaitu:

  • Kebijakan penyederhanaan birokrasi harus melibatkan kolaborasi berbagai pihak, utamanya pimpinan instansi. Perlu adanya dukungan penuh dari berbagai pihak terkait.
  • Kebijakan penghapusan jabatan struktural pada jabatan administrasi harus diikuti dengan perubahan atau penyesuaian proses bisnis.
  • Penataan struktur organisasi pada kementerian, lembaga, dan daerah harus sesuai dengan tugas, fungsi, dan kebutuhan sehingga tidak terjadi duplikasi.
  • Tujuan utama penyederhanaan birokrasi bukan hanya pada peralihan jabatan saja, namun harus menjadi perubahan mindset (pola pikir) terkait profesionalitas, kecepatan dan efisiensi kerja.
  • Penyederhanaan birokrasi, terutama yang berkaitan dengan pelayanan publik harus mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi.

Pada point kedua, telah dijelaskan bahwa penyederhanaan organisasi atau penyederhanaan birokrasi ini harus diikuti dengan perubahan atau penyesuaian proses bisnis.

2. Proses Bisnis

Proses Bisnis merupakan gambar yang menjelaskan secara jelas pola hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan. Proses bisnis terdiri dari 4 gambar, yaitu Peta Proses (Process Map), Peta Sub Proses (Sub Process Map), Peta Relasi (Relationship Map), dan Peta Lintas Fungsi (Cross Fungtional Map).

Process Map dan Sub Process Map merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara proses yang satu dengan proses lainnya. Relationship map merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara satu proses tertentu dengan pelaku yang terlibat dalam proses tersebut. Cross functional map merupakan peta yang menunjukkan hubungan keterkaitan antara pelaku-pelaku yang terlibat dalam satu proses dengan aktivitas apa saja yang menjadi peran masing-masing pelaku. Puncak dari pemetaan Proses Bisnis ini adalah Peta Lintas Fungsi (Cross functional map / CFM).

Sebelum kita lebih jauh memahami implikasi proses bisnis dan SOP dalam penyederhanaan organsiasi, kita pahami terlebih dahulu klasifikasi / pengelompokan level dokumen pada sebuah sistem manajemen. Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa terdapat tingkatan / level dokumen sebagai berikut :

Proses bisnis yang terdiri dari Peta Proses, Peta Sub Proses, Peta Relasi, dan Peta Lintas Fungsi akan dirangkum ke dalam sebuah dokumen yang biasa disebut Manual Organisasi. Manual Organisasi merupakan dokumen Level A.

Pada level kedua, adalah dokumen level B yang merupakan detail dari peta bisnis proses. Dokumen level B adalah SOP Makro. Dimana SOP Makro adalah SOP yang berlaku bagi seluruh unit kerja, SOP yang menjadi acuan seluruh unit kerja, dan SOP yang melibatkan unit-unit kerja dalam satu organisasi dalam melaksanakan suatu proses tertentu. Baik dokumen level A dan dokumen B ini, perlu ditetapkan dalam surat ketetapan oleh pejabat yang berwenang, yang umumnya adalah pimpinan unit kerja. Sesuai PerMenPANRB nomor 19 tahun 2018, bahwa Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah menetapkan Dokumen SOP Makro dengan Peraturan Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah.

Level ketiga (level C) yaitu SOP Mikro yang merupakan dokumen yang lebih detail, lebih teknis, dan berlaku di masing-masing unit kerja.  Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP Mikro yang berlaku di lingkungannya masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang bersangkutan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

C. Implikasi Proses Bisnis dan SOP

Dampak dari sebuah penyederhanaan organisasi / penyederhanaan birokrasi inilah akan terlihat jelas perubahan dan penyesuaiannya pada level Peta Lintas Fungsi, seperti dibawah ini:

Pada kolom pelaku atau unit pelaksana, akan mengalami perubahan dan penyesuaian sesuai dengan nomenklatur baru dalam peraturan penyederhanaan organisasi / penyederhanaan birokrasi. Selain itu alur pola kerja yang tergambar juga akan mengalami penyesuaian. Sedangkan, dampak dari penyederhanan organisasi pada SOP akan terlihat seperti dibawah ini:

  1. Jalur birokrasi dalam sebuah kegiatan akan terpotong, dan tidak terdapat birokrasi panjang yang berlapis, seperti dibawah ini:

2. Pelaksana dalam SOP akan disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Hanya pejabat struktural (Eselon I dan Eselon II) saja, dan pejabat Eselon III dan Eselon IV ditulis sebagai fungsional.

Artikel Lainnya:

Mengeksekusi Strategi Perusahaan

Pola Mengelola Bisnis dan Organisasi yang Berubah

Kepemimpinan Dalam Kolaborasi Organisasi

Referensi :

  • Tukiran, Martinus. 2016. Pemetaan Bisnis Proses & Penyusunan SOP Instansi Pemerintah. Yogyakarta. Leutikaprio.
  • [LAN] Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2020. Penyederhanaan Birokrasi: Membangun Efektivitas dan Efisiensi dalam Melayani. Tersedia pada: https://lan.go.id/?p=4234

Post Author: Nugraheni Puspitasari

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *