Menyusun Peta Bisnis Proses Pada Kementerian / Lembaga (Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika )

Peta bisnis proses merupakan suatu hal yang cukup penting dalam suatu organisasi dewasa ini. Peta bisnis proses adalah peta yang menunjukan hubungan tiga dimensi antara proses, aktivitas, dan pelaku dari aktivitas tersebut. Peta bisnis proses bukanlah SOP (Standar Operasional Prosedur) yang mungkin sudah lebih dikenal dan dimiliki oleh hampir semua kementerian dan lembaga, akan tetapi proses bisnis merupakan dasar yang harus disusun terlebih dahulu agar SOP-SOP yang akan dibuat pada tahap selanjutnya memiliki dasar yang kuat.

Sebuah organisasi dapat dipastikan memilki strategi yang akan dilakukan untuk mencapai visi dan misi dari organisasi tersebut. Strategi adalah langkah-langkah yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan dan memberikan nilai tambah bagi organisasi. Strategi juga memberikan suatu perbedaan akan masa lalu, sekarang, dan masa depan, juga terus berkembang mengikuti perubahan organisasi dan bisnis.

Karakteristik dari strategi adalah jangka panjang, menyeluruh dan prioritas. Kebalikan dari strategi adalah operasional. Operasional memiliki karakteristik yaitu rutin, sektoral dan detail. Kedua hal harus dijembatani melalui pemetaan proses bisnis yang baik dan benar.

Dalam ruang lingkup kementerian lembaga, strategi dituangkan ke dalam dokumen Rencana Strategi atau biasa disebut Renstra Lembaga. Renstra tersebut berisi tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dan langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan untuk mencapai hal tersebut.

Dengan adanya pemetaan bisnis proses, Strategi yang dibuat oleh sebuah kementerian atau lembaga diterjemahkan ke dalam proses bisnis atau kegiatan-kegiatan yang ada di organisasi tersebut sampai kepada hal yang detail atau rutin.

Dalam menggambarkan peta proses bisnis, diperlukan pemahaman akan strategi yang telah ditetapkan. Untuk menggambarkan proses, maka perlu diketahui definisi dari proses. Proses adalah sekumpulan aktivitas yang berhubungan dan memiliki output bernilai tambah. Dalam pemetaan bisnis proses terdapat 3 dimensi yang menjadi bagian utama yang harus digambarkan seperti contoh gambar dibawah.

Gambar 2. Model Pemetaan Bisnis Proses 3 Dimensi

Ketiga dimensi itu dibagi dan digambarkan menjadi 3 macam peta. Pertama adalah Peta proses dan sub proses, yang menggambarkan antara proses dan rangkaian aktifitas lainnya. Kedua adalah Pelaku dan rangkaian aktifitas digambarkan menjadi cross functional map. Yang ketiga adalah relationship map yang menggambarkan hubungan antara proses dan pelaku.

Untuk menggambarkan peta yang pertama yaitu peta proses, perlu dipahami bahwa yang digambarkan ialah kegiatan-kegiatan yang ada di dalam organisasi tersebut beserta dengan hubungan-hubungannya. Dalam menyusun Peta Proses, setiap kotak melambangkan proses yang ada di dalam kementerian atau lembaga terkait. Bukan melambangkan unit kerja. Sehingga dalam penyusunan ini, harus dipahami bahwa setiap kotak adalah aktivitas yang dapat melibatkan berbagai pihak atau unit kerja di dalam kementerian lembaga. Sebagai contoh kasus di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi dan geofisika Peta Proses digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3. Peta Proses Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika

Dalam menggambarkan Peta Proses dibutuhkan kesepakatan di antara setiap unit kerja, sehingga dapat terbentuk peta proses yang mewakilkan seluruh kegiatan yang ada di dalam kementerian atau lembaga. Kemudian, peta proses yang sudah dibuat, akan diturunkan menjadi sub bisnis proses. Sub bisnis proses akan menggambarkan lebih detail mengenai setiap masing-masing proses. Bahwa terdapat proses yang lebih kecil dalam satu kegiatan besar. Berikut adalah contoh dari peta Sub Proses:

Gambar 4. Proses MKG-01 BMKG

Setelah menggambarkan Peta Proses dan Sub Proses, peta yang menggambarkan hubungan pelaku dengan proses perlu digambarkan ke dalam peta Relasi. Peta ini membantu unit kerja memahami siapa saja yang terlibat dalam sebuah proses di lingkungan kementerian atau lembaga. Berikut adalah contoh dari Peta Relasi:

Gambar 5. Peta Relasi BMKG

Dari Peta Proses, Peta Sub Proses dan Peta relasi, kemudian kementerian atau lembaga dapat membuat peta lintas fungsi. Dalam menyusun peta lintas fungsi diperlukan kerja sama antar unit kerja dalam menggambarkan peta lintas fungsi. Dengan adanya keterlibatan masing-masing pihak, peta lintas fungsi yang digambarkan akan menjadi lebih jelas terkait tugas dan fungsi dari setiap pihak. Berikut adalah contoh gambar peta lintas fungsi yang telah berhasil disusun oleh Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika.

MKG-01.02.CFM.01 Perencanaan pemeliharaan aloptama MKG

Dengan adanya ke empat peta tersebut yaitu Peta Proses, Peta Sub Proses, Peta Relasi dan Peta Lintas Fungsi, Pemenuhan Peraturan Menteri PAN RB No 19 Tahun 2018 sudah terlaksana. Dalam membangun peta proses bisnis dibutuhkan komitmen dari semua pihak dan keseriusan unit kerja dalam membangun peta proses bisnis ini. Peta proses bisnis ini dapat membantu kementerian atau lembaga dalam menjembatani strategi lembaga ke level operasional di dalam lembaga tersebut.

Artikel Lainnya:

Berfikir Sistematis dengan Model SIPOC

Taukah Anda? ISO 21001 Penting untuk Dunia Pendidikan

Cascading Balanced Scorecard into Individual Performance

Post Author: Lukas Danny

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *